Google Appsの導入検討をされる企業では、LDAP/Active Directory(以下、AD)を導入されていないケースも多くあります。

エクセル等で、ユーザー管理をされているケースもありますが、LDAP/ADを利用するメリットは、ユーザー管理をシステム化することで、シングルサインオン(SSO)や共有アドレス帳の一括管理といったメリットがあり、LDAP/ADの導入による初期コストが発生するものの、その後の運用/管理面で、システム管理者の負担を減らすことが出来るためです。

しかし、LDAP/ADによるユーザー管理のシステム化に必要なコストをSIer/ベンダーに見積もってもらった結果、

• やはり、LDAP/ADを導入しない
• Google Appsの標準機能だけで、連絡先(共有アドレス帳)を運用/管理したい

上記のような場合に、本資料をご参照ください。

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作業前の準備

必要環境

本資料では、Windows 7 Professional上で動作させています。

• Google Apps Premier Editionの契約
  
• Windows XP/Vista/7上で動作させる場合
• Python 2.4以上(download)
• MacOSXやLinuxでも動作しますが、Windows環境で動作させる場合と比較して、追加でインストールするものがありますので、ここをクリックして、「Regular Python Release (Non Win32)」の項を確認してください。
• Google Apps上で、「Provisioning API」を有効化
• 設定方法：システム管理者用コントロールパネル(https://www.google.com/a/Google Apps利用ドメイン)⇒ユーザーとグループ⇒設定タブ⇒「Provisioning APIを有効にする」にチェック⇒「変更を保存」をクリック
  

利用ソフト/Webアプリケーション

• Google Docs(ドキュメント)
  
• Windowsに付属するコマンドプロンプト
• Google Shared Contacts Client(ダウンロード)
• ダウンロード後解凍し、Cドライブ直下に移動

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作業の説明

ステップ1.Windowsに付属するコマンドプロンプトを起動

[コマンド実行]
cd C:\google-shared-contacts-client
事前に設置しておいたGoogle Shared Contacts Clientのフォルダに移動

[コマンド実行]
shared_contacts_profiles.exe --admin=｛システム管理者のメールアドレス｝ --password=｛システム管理者のパスワード｝ --export=export-file.csv
現在利用中のGoogle Appsの連絡先(共有アドレス帳)をCSV形式で取得


ステップ2.Google Docs(ドキュメント)を起動

[Google Docs操作]
ファイルアップロード機能により、取得したexport-file.csvをアップロード

[Google Docs操作]
アップロードしたCSVファイルをGoogle Docs スプレッドシート機能を用いて、編集します。

• Action値：add　　　連絡先(共有アドレス帳)に、取引先担当者情報やGoogle Appsユーザー以外の情報を追加
• Action値：update　連絡先(共有アドレス帳)の現在の情報を更新
• Action値：delete　 連絡先(共有アドレス帳)の現在の情報を削除

※注意事項

• MS Excel 2002(XP)では、Google Appsの連絡先(アドレス帳)要求される カンマ区切りのCSVファイル(UTF-8)は、利用することができません。Microsoft社のサポートによると、これはMS Excel 2000/2002の仕様に基づく制限事項とあります。
• ID：取引先担当者情報やGoogle Appsユーザー以外の情報を追加(Action値：add)する場合は空白にしておきます。サーバー側で自動的に付与されますので、基本的に触れないようにしてください。意図的に追加できるID数=Google Appsライセンス購入数となります。

[Google Docs操作]
ダウンロード形式⇒CSV(現在のシート)にて、CSV形式のファイルとしてダウンロードし、Google Shared Contacts Clientのフォルダに移動させます。


ステップ3.再び、Windows付属のコマンドプロンプトにて作業

[ファイル名変更]
ダウンロードしておいたファイルのファイル名を変更します。import{日付}.csv⇒例：import20100504.csv

[コマンド実行]
shared_contacts_profiles.exe --admin=｛システム管理者のメールアドレス｝ --password=｛システム管理者のパスワード｝ --import=import｛日付｝.csv --output=output(日付).csv

この時、MS Excelで編集していると、文字コードの関係上、エラーを起こすことがありますのでご注意ください。

[実行結果の確認]
最大24時間以内に、実行結果が、お使いのGoogle Appsに反映されます。Gmailの連絡先やGoogle Contacts(連絡先)にアクセスし、キーワード検索を実行すると、作成したCSVファイルの情報が反映させていることが確認できます。

検索して表示された情報を自分の連絡先(個人アドレス帳)に登録しておくか、ドキュメントの共有やメールの送信毎に、共有アドレス帳をキーワード検索し、利用していきます。

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[所感]
実際のところ、Force.comなどで、取引先担当者情報共有アプリケーションを開発し、Google Appsと連動させた方が、管理し易いと思います。